Materi Fasilitas Kantor

Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran 

Pengelolaan Fasilitas bertujuan untuk :
 1. Mengupayakan pengadaan sarana prasarana melalui sistem perencanaan secara hati-hati dan seksama.
2. Mengupayakan pemakaian sarana dan prasarana secara tepat dan efisien
3. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan pra sarana agar siap pakai apabila diperlukan
 4. Membnatu personil dalam memberi layanan secara profesional dalam bidang sarana dan pra sarana.
 5. Dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja personil.

•  Pengertian Fasilitas Adalah segala sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan pelaksanaan suatu usaha. Sesuatu yang dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha tersebut biasanya berupa benda – benda atau uang.  Jenis – jenis fasilitas Fasilitas dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fasilitas fisik dan fasilitas uang. Fasilitas fisik adalah segala sesuatu yang berupa benda atau yang dapat dibendakan, yang mempunyai peranan dapat memudahkan dan melancarkan suatu usaha fasilitas fisik dapat disebut juga dengan fasilitas materiil. Karena fasilitas ini dapat memebrikan kemudahan dan kelancaran bagi suatu usaha dan biasanya diperlukan sebelum suatu kegiatan berlangsung. Fasilitas uang adalah segala sesuatu yang dapat memberi kemudahan suatu kegiatan sebagai akibat dari “nilai uang”. 
• Pengertian sarana Sarana adalah segala fasilitas yang diperlukan dalam suatu kegiatan/ aktivitas untuk mencapai suatu tujuan, yang dapat meliputi barang yang bergerak maupun barang tidak bergerak.
• Pengertian Kantor : Kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Sarana yang terkait dalam suatu kantor adalah :
 a. Lokasi Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
 1. Faktor lingkungan tetangga.
 2. Faktor dekat.
 3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
 5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
 6. Faktor keamanan.

 b. Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
 2. Menjamin kesehatan
 3. Berkesan yang baik.
 4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.

 c. Peralatan Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
 1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

 d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.

 e. Mesin-mesin Kantor Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin- mesin kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Prinsip – prinsip manajemen fasilitas kantor :
 a. Prinsip pencapaian tujuan : berhasil bilamana fasilitas selalu siap pakai setiap saat bila akan digunakan.
 b. Prinsip efisiensi : kegiatan pengadaan fasilitas dengan perencanaan, disertai dengan juknis penggunaan dan pemeliharaan.
c. Prinsip administratif : pengelolaan fasilitas memperhatikan undang-undang (UU), peraturan, instruksi dan pedoman yang berlaku.
d. Prinsip kejelasan tanggung jawab : perlu kejelasan tugas dan tanggungjawab personil
e. Prinsip kekohesifan : manajemen fasilitas hendaknya dapat terealisasikan dalam bentuk proses kerja yang kompak dan baik.

 6. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan perencanaan pengadaan fasilitas adalah sebagai berikut :
a. Cara melakukan perencanaan fasilitas
b. Kapan perencanaan fasilitas
c. Prosedur perencanaan fasilitas
d. Analisis kebutuhan fasilitas

7. Jenis – jenis pengadaan fasilitas meliputi :
a. Cara pengadaan fasilitas dengan lelang, penunjukan langsung, membeli, membuat sendiri, menerima hibah.

8. Pengaturan fasilitas Kegiatan setelah fasilitas diadadakan dan tiba di kantor adalah menyimpan atau meletakkan ditempat yang aman agar tetap terpelihara. Suatu prinsip yang perlu diketahui bahwa kemudahan pengaturan fasilitas dipengaruhi oleh :
a. Banyaknya alat untuk tiap macam
b. Banyaknya ruangan

9. Penyimpanan
Menyimpan adalah meletakkan atau menaruh di tempat yang aman. Gudang adalah ruangan tertentu yang digunakan untuk menyimpan barang perlengkapan. Gudang ada macam-macam jenisnya. Yaitu gudang tertutup, terbuka dan campuran. Sarana gudang dibedakan menjadi sarana teknis dan administrasi. Sarana teknis : rak gudang, rak tertutup, alas kisi (pallet), forklift truk (bila sangat diperlukan)
Sarana administrasi : surat pengantar, formulir, berita acara.
10. Pemeliharaan fasilitas kantor
Tujuan pemeliharaan
a. Agar fasilitas / barang dapat bertahan lama
b. Untuk menjaga keselamatan barang agar tetap aman
c. Agar barang tersebut dapat digunakan seefisien mungkin dan seefektif mungkin
d. Untuk melatih agar bertanggung jawab bagi si pemakai maupun petugas pemeliharaan.

Fungsi pemeliharaan
a. Menjaga agar barang tetap dalam keadaan baik dan utuh
b. Agar setiap saat dapat segera digunakan sampai batas umurnya
c. Untuk membedakan pemanfaatan barang yang masih bisa dipakai dan barang yang sudah rusak


Source staff.uny.ac.id/sites/default/files/tmp/C.pdf‎
dengan pengubahan